Besonders in der digitalen Welt der Energieversorger sind PDF-Dokumente allgegenwärtig. Sie werden für alles verwendet, von offiziellen Formularen über Geschäftsberichte bis hin zu Marketingmaterialien. Doch was passiert, wenn eine Person mit einer Sehbehinderung oder einer anderen Beeinträchtigung auf eines dieser Dokumente zugreifen möchte? Häufig sind PDFs nicht so gestaltet, dass sie für alle Menschen zugänglich sind, was dazu führen kann, dass wichtige Informationen verloren gehen oder der Zugang dazu erschwert wird. Dies stellt nicht nur ein Hindernis für die betroffenen Personen dar, sondern kann auch rechtliche Konsequenzen für Unternehmen und Energieversorger haben, die keine barrierefreien Dokumente anbieten.
Gesetzliche Anforderungen und Fristen
Aktuell ist die Erstellung barrierefreier PDFs noch freiwillig. Ab Ende Juni 2025 wird sich dies jedoch ändern: Barrierefreiheit wird dann verpflichtend. Unternehmen und Energieversorger, die diese Anforderungen nicht erfüllen, müssen mit empfindlichen Strafen rechnen, die in den hohen fünfstelligen Bereich gehen können. Umso wichtiger ist es, sich schon jetzt mit den relevanten Anforderungen und Best Practices vertraut zu machen, um rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.
Kernelemente barrierefreier PDFs
Um sicherzustellen, dass PDFs für alle Nutzergruppen zugänglich sind, sollten Sie bei der Erstellung von Dokumenten die folgenden Punkte beachten. Diese Aspekte sind entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder, unabhängig von seinen individuellen Fähigkeiten, auf den Inhalt zugreifen und ihn verstehen kann.
1. Strukturierte Inhalte: Der Schlüssel zur Zugänglichkeit
Eine der grundlegendsten Anforderungen an barrierefreie PDFs ist eine klar definierte und strukturierte Dokumentenstruktur. Dies beginnt mit der Verwendung von korrekt formatierten Überschriften, Absätzen und Listen. Diese Strukturen helfen nicht nur sehenden Nutzern, sich im Dokument zurechtzufinden, sondern sind auch essenziell für die Verwendung von Screenreadern.
Screenreader-Tools, die von blinden oder sehbehinderten Personen verwendet werden, lesen den Text eines Dokuments in der Reihenfolge vor, in der er strukturiert ist. Ohne eine saubere und logische Strukturierung kann es passieren, dass der Text in einer unverständlichen Reihenfolge vorgelesen wird, was das Verständnis erheblich erschwert oder unmöglich macht. Das Einfügen von Lesezeichen, die eine Navigation durch das Dokument ermöglichen, verbessert die Zugänglichkeit ebenfalls.
2. Alternativtexte für Bilder: Informationen für alle zugänglich machen
Bilder und Diagramme sind oft entscheidend für das Verständnis eines Dokuments. Doch was passiert, wenn ein Nutzer das Bild nicht sehen kann? Hier kommen Alternativtexte (Alt-Texte) ins Spiel. Jeder grafische Inhalt in einem PDF sollte mit einem beschreibenden Alternativtext versehen werden. Dieser Text wird von Screenreadern vorgelesen und gibt den Nutzern, die das Bild nicht sehen können, die notwendigen Informationen, um den Inhalt des Dokuments vollständig zu verstehen.
Ein gut formulierter Alternativtext ist prägnant und informativ. Er sollte beschreiben, was auf dem Bild zu sehen ist oder welche Funktion es erfüllt, ohne unnötige Details. Bei komplexeren Grafiken oder Diagrammen kann es sinnvoll sein, längere Beschreibungen oder zusätzliche Erklärungen bereitzustellen, um sicherzustellen, dass alle Nutzer die gleiche Chance haben, den Inhalt zu verstehen.
„Ab Ende Juni 2025 müssen im Geschäftsverkehr verwendete PDF-Dokumente barrierefrei gestaltet sein – bei Missachtung drohen Unternehmen empfindliche Strafen. Umso wichtiger ist es, sich schon jetzt mit den relevanten Anforderungen und Best Practices vertraut zu machen.“
3. Barrierefreie Schriften und Kontraste: Lesbarkeit für alle sicherstellen
Die Lesbarkeit eines Dokuments hängt stark von der Wahl der Schriftart und den verwendeten Kontrasten ab. Für barrierefreie PDFs ist es entscheidend, gut lesbare Schriftarten zu verwenden, die für alle Nutzer, einschließlich Menschen mit Sehbehinderungen, leicht erkennbar sind. Serifenlose Schriftarten wie Arial oder Verdana sind oft die bessere Wahl, da sie klarer und leichter lesbar sind als Texte, die mit Serifenschriften gestaltet wurden.
Neben der Schriftart spielt der Kontrast zwischen Text und Hintergrund eine wichtige Rolle. Ein unzureichender Kontrast kann es Nutzern mit Sehbehinderungen erschweren, den Text zu lesen. Daher sollten starke Kontraste verwendet werden, um sicherzustellen, dass der Text sich deutlich vom Hintergrund abhebt. Ein Mindestkontrastverhältnis von 4,5:1 wird allgemein empfohlen, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.
4. Tagging und PDF/UA-Standard: Technische Voraussetzungen für Barrierefreiheit
Das Tagging eines PDFs ist eine der wichtigsten technischen Anforderungen, um Barrierefreiheit zu gewährleisten. Tags sind unsichtbare Markierungen, die die Struktur und Reihenfolge des Inhalts im Dokument bestimmen. Sie sind für Screenreader von entscheidender Bedeutung, da sie diesen Geräten mitteilen, wie der Inhalt vorgelesen werden soll. Ohne korrektes Tagging kann ein Dokument für Nutzer, die auf Screenreader angewiesen sind, nahezu unbrauchbar werden.
Neben dem Tagging ist es auch wichtig, dass das PDF den PDF/UA-Standard (Universal Accessibility) erfüllt. Dieser internationale Standard legt fest, wie ein PDF-Dokument aufgebaut sein muss, um die höchste Stufe der Barrierefreiheit zu erreichen. Dokumente, die dem PDF/UA-Standard entsprechen, sind so gestaltet, dass sie für alle Nutzer zugänglich sind. Dies schließt nicht nur Menschen mit Sehbehinderungen ein, sondern auch solche mit motorischen, kognitiven oder anderen Beeinträchtigungen.
5. Sprachangaben: Mehrsprachige Inhalte korrekt kennzeichnen
In einem mehrsprachigen Dokument ist es wichtig, die Hauptsprache des Textes korrekt anzugeben und einzelne Abschnitte, die in einer anderen Sprache verfasst sind, entsprechend zu markieren. Diese Sprachangaben sind für Screenreader entscheidend, damit sie den Text in der richtigen Sprache vorlesen können. Ohne diese Angaben kann es zu Missverständnissen kommen, wenn der Screenreader versucht, Text in einer Fremdsprache mit der falschen Aussprache wiederzugeben.
Fazit
Barrierefreiheit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen und Energieversorger in einer inklusiven digitalen Welt. Die Erstellung barrierefreier PDFs erfordert Sorgfalt und die Berücksichtigung verschiedener technischer und gestalterischer Aspekte. Durch die Einhaltung der oben genannten Punkte können Sie sicherstellen, dass Ihre PDF-Dokumente für alle Nutzer zugänglich sind und damit einen wichtigen Beitrag zur digitalen Inklusion leisten. Dabei geht es nicht nur darum, rechtliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch darum, allen Menschen den gleichen Zugang zu Informationen und Dienstleistungen zu ermöglichen.
Die Umsetzung barrierefreier PDFs ist nicht nur ein rechtlicher Schritt in Richtung Compliance, sondern auch eine Chance, Ihr Unternehmen als verantwortungsvoll und zukunftsorientiert zu positionieren. Barrierefreiheit signalisiert Ihren Kunden und Partnern, dass Ihnen Inklusion wichtig ist und dass Sie bereit sind, in die Zugänglichkeit Ihrer Inhalte zu investieren. Dies kann nicht nur Ihr Markenimage stärken, sondern auch neue Zielgruppen erschließen, die auf barrierefreie Inhalte angewiesen sind.
Doch die Erstellung barrierefreier Dokumente erfordert spezielles Wissen und Erfahrung. Hier kommen wir ins Spiel. Unser Team aus Experten für digitale Barrierefreiheit unterstützt Sie dabei, Ihre PDF-Dokumente nicht nur gesetzeskonform, sondern auch benutzerfreundlich und inklusiv zu gestalten. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, und sorgen dafür, dass Ihre PDFs den höchsten Standards entsprechen.
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Daniel Greckl ist seit fast 10 Jahren in der Marketing- und Kommunikationsbranche in verschiedenen Positionen tätig. Er konzipiert Webseiten, organisiert Projekte, steuert Projektteams und berät Kunden als Experte für Barrierefreiheit.