So gut Ihr Schreiben auch formuliert und so durchdacht es auch sein mag. Dass Ihre Kunden nach der Lektüre Ihrer Briefe oder E-Mails noch Fragen haben, ist schlichtweg nicht auszuschließen.
Deswegen schließen Schreiben in der Regel mit einem Kontaktangebot und dem Signal an die Lesenden: Frag uns einfach, liebe Leserin, lieber Leser, wenn wir etwas nicht angesprochen oder du etwas nicht verstanden hast.
Ihr Kontaktangebot sollte klar erkennbar sein
Die emotionale Botschaft zur Kontaktbereitschaft muss also sein, aber welche Infos braucht der Lesende? Sollte man Mail-Adressen und Telefonnummern im Text wiederholen? Oder gar Adressen eines Kundenzentrums und dessen Öffnungszeiten? Machen Sie es nicht zu kompliziert. Wenn Ihr Briefkopf gut lesbar und aussagekräftig ist, können Sie sich die Wiederholung sparen. Über eine persönliche Durchwahl oder eine personenbezogene Mail-Adresse freut sich Ihr Leser auf jeden Fall – ob im Text oder im Briefkopf.
Egal, wie klar und eindeutig Sie formulieren: Kunden können immer Fragen zur Sache haben. Welche Kontaktangebote sollten Sie in Ihrer #Geschäftskorrespondenz anbieten und wie viel Redundanz ist akzeptabel? #trurnitBlog @trurnitGruppe http://trurn.it/IaAg
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Bei E-Mails genügt normalerweise der „Antworten“-Button
Und bei E-Mails? Noch einmal nachzufragen ist für die Leser hier oft viel einfacher. Schließlich können die Kunden bequem per Klick auf „Antworten“ ihre Frage stellen. Wenn das nicht der Fall ist, gilt: Geben Sie im Schlusssatz eine Mail-Adresse an, die die Kunden nutzen können und möglichst direkt in die zuständige Abteilung führen. Das ist nett, kundenfreundlich und unterstreicht noch einmal, dass Sie es ernst meinen mit Ihrem Angebot.
Abschließen mit Beziehungsbotschaften
Und sonst? Schließen Sie einfach mit passenden Beziehungsbotschaften wie Melden Sie sich einfach. Wir sind gerne für Sie da. Oder Wir helfen Ihnen gerne, wenn Sie noch Fragen dazu haben, mailen Sie uns einfach kurz. Das reicht vollkommen aus. Ihre Leser werden es Ihnen danken!
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Veränderung und Kommunikation – das sind die Themen, für die Theresia Wermelskirchen brennt. Die Diplom-Mathematikerin entwickelt Kernbotschaften und übersetzt sie in Sprache. Verständlich, konsistent und zielführend.