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TRURNIT BLOG

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Geschäftskorrespondenz-Tipp (6): Kurz oder lang – kommt drauf an!

Von Theresia Wermelskirchen / / Kommunikation / PR /

Vor allem in Zeiten von Internet, WhatsApp & Co haben sich die Aufmerksamkeitsspannen der Leser drastisch verkürzt. Gerade wenn es um werbliche Texte mit Angeboten geht, nehmen sich viele nicht mehr die Zeit stundenlang Verträge oder Geschäftsbedingungen zu studieren. Daher heißt die Devise: "Fasse dich so kurz wie möglich!"

Kürzer auf Wort- und Satzebene

Das betrifft zuerst einmal die Wortebene: Sagen Sie "prüfen" anstatt "überprüfen", verwenden Sie "Antwort" und nicht "Rückantwort" oder "Fragen" und nicht "Rückfragen" und machen Sie es kurz mit einer "Jahresrechnung" oder sogar einfach nur "Rechnung" anstelle der "Jahresverbrauchsabrechnung".

Auch auf der Satzebene macht Kürzen oftmals Sinn. Machen Sie aus "Wir weisen Sie vorsorglich darauf hin, dass …" kurz und klar: "Wichtig für Sie:". Schreiben Sie anstatt "Wir möchten Ihnen hiermit mitteilen, dass …" zum Beispiel einfach "vielen Dank für Ihre Anfrage!" oder "gerne machen wir Ihnen ein Angebot." oder "Ihr Zähler ist defekt. Das hat uns die Prüfstelle bestätigt."

Weil die Aufmerksamkeitsspanne bei Lesern deutlich gesunken ist: Fasse dich kurz beim Texten!

Nur schreiben, was wichtig ist

Und natürlich können wir auch ganze Briefe kürzen. Um herauszufinden, ob Ihr Schreiben sich auch wirklich auf die wichtigen Informationen beschränkt, fragen Sie sich einfach: Was ist wichtig für den Kunden? Und was ist wichtig für mich/uns. Informationen zu internen Prozessen interessieren den Kunden nicht. Er will nur das Ergebnis.

Immer an den Leser denken!

Gleichzeitig gilt: "Schreiben Sie so lang wie nötig." Denn was soll der Leser mit einem Schlagwort wie "inklusive Grabungskosten" anfangen, wenn ihm sämtliche Hintergrundinformationen dazu fehlen. Überlegen Sie in diesen Fällen gut: "Was muss ich dem Leser sagen, damit er versteht, was ich meine?"

Beispiel "Grabungskosten": Die meisten von uns bauen in ihrem Leben genau einmal. Das heißt: Fast jeder, der das Projekt "Eigenheim" anpackt, ist ein Neuling und Laie in den meisten Angelegenheiten rund um den Hausbau. Das betrifft zum Beispiel auch den Hausanschluss. Welche Arbeiten genau anstehen, was mit wem wann koordiniert werden muss – die meisten Häuslebauer sind sich darüber nicht im Klaren.

Schreibt man dem Kunden nun: "Der angebotene Meterpreis auf dem Grundstück reduziert sich bei Tiefbauarbeiten in Eigenleistung in der Schlussrechnung um jeweils xx Euro (netto) pro Meter." – dann klärt das die Leserfragen nicht, sondern wirft sie erst auf.

Immer an den Leser denken: "So lang wie nötig" dann, wenn Erklärungsbedarf besteht.

Manchmal darfs auch länger sein

Schreiben Sie daher "So lang wie nötig" immer dann, wenn Erklärungsbedarf besteht. Schweifen Sie nicht ab und verlieren Sie sich nicht in Fachdetails. Aber sagen Sie dem Leser, was auf ihn zukommt: "In den Meterpreis für die Erdgasleitungen auf Ihrem Grundstück haben wir bereits die Kosten für Grabungsarbeiten eingerechnet. Dabei geht es um den Schacht auf Ihrem Grundstück, in dem wir die Erdgasleitung von der Straße bis zum Mauerdurchbruch in der Hauswand verlegen. Gerne beauftragen wir für Sie eine Tiefbaufirma mit der Grabung und dem Durchbruch. Wenn Sie selbst eine Firma für die Tiefbauarbeiten beauftragen wollen, reduziert sich der Meterpreis um xx Euro."

Merke

Faustregel ist also: Es gibt keine Faustregel. Ob kurz oder lang hängt von der Frage ab: Braucht der Leser die Information oder nicht. Braucht er sie nicht – kürzen Sie, und zwar Absätze, Sätze oder auch Wörter. Sind Informationen wichtig für das Leserverständnis – erklären Sie, kurz, knapp und klar. Ihr Leser wird es Ihnen danken.