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Geschäftskorrespondenz-Tipp (10): 5 Schritte zur positiven Formulierung

Von Theresia Wermelskirchen / / Kommunikation / PR /
Zeichnung: Person steht vor der Entscheidung, welchen Weg sie einschlagen soll.

Wir alle kennen den Spruch vom halb vollen und halb leeren Glas. Situationsabhängig betonen wir das eine oder das andere. Für die Geschäftskorrespondenz gilt: Legen Sie den Fokus auf die Möglichkeiten, nicht auf die Einschränkungen.

Wenn Sie einen Satz hin zum Positiven ändern wollen, gehen Sie Schritt für Schritt vor. Wie weit Sie im konkreten Fall gehen, also wie positiv es im konkreten Fall sein soll, entscheiden Sie situationsabhängig.

Positiv formulieren: Legen Sie den Fokus auf die Möglichkeiten, nicht auf die Einschränkungen!

Positiv formulieren - so geht's

  1. Einschränkungen vermeiden: Vermeiden Sie einschränkende Wörter wie "nur, lediglich, bitte beachten, Hinweis etc.". Aus "Bitte beachten Sie: Unsere Büros sind nur von 8 bis 12 Uhr geöffnet." wird dann "Unsere Büros sind von 8 bis 12 Uhr geöffnet." Schon durch diesen kleinen Trick liegt der Schwerpunkt der Aussage auf der reinen Tatsache und nicht mehr auf der Einschränkung.
  2. Die Möglichkeit betonen: Manchmal ist es ganz einfach. Wenn Sie in unseren Beispielsatz noch ein "werktags immer" einfügen, klingt er positiver: "Unsere Büros sind werktags immer von 8 bis 12 Uhr geöffnet." Diese Wörter helfen oft, Möglichkeiten zu betonen: "einfach, bequem, schnell etc."
  3. Von der Sachebene zur Beziehungsebene: Wenn Sie ein "für Sie" einfügen, beziehen Sie die Information zu den Öffnungszeiten zusätzlich auf den Kunden: "Unsere Büros sind werktags immer von 8 bis 12 Uhr für Sie geöffnet." Das liest jeder gern. Eventuell können Sie den Effekt mit der Satzstellung noch unterstützen: "Für Sie sind unsere Büros werktags immer von 8 bis 12 Uhr geöffnet."
  4. Benennen Sie die Beziehung konkret: Bis jetzt haben wir über "das Büro" geschrieben. Persönlicher und damit noch positiver wird die Aussage, wenn Sie über Menschen schreiben, in diesem Fall über "Wir" oder "Sie". Beispielsweise so: "Von 8 bis 12 Uhr sind wir gern für Sie da." oder "Sie erreichen uns werktags immer von 8 bis 12 Uhr".
  5. Finden Sie positive Reizworte aus der konkreten Situation: Nutzen Sie die Besonderheiten einer jeden Aussage. Angenommen es geht nicht um Öffnungszeiten eines Büros, sondern um Techniker, die zu den Kunden fahren. Wenn Sie hier die gleiche Formulierung nehmen wie in Schritt 4, verschenken Sie etwas: "Sie erreichen unsere Techniker jederzeit von 8 bis 12 Uhr." Stellen Sie sich die Frage, was jetzt anders ist. Der Techniker kommt zum Kunden, es gibt also viele positive Reizworte, die Sie in Ihren Satz einbauen können: zu Ihnen nach Hause, Nähe, vor Ort, unterwegs für Sie, direkt, helfen. Ein Beispiel: "Zwischen 8 und 12 Uhr ist unser Techniker in Ihrer Nähe. Vereinbaren Sie einfach direkt einen Termin mit ihm. Telefon: «Handynummer»."

Merke

Betonen Sie in geschäftlichen Briefen und E-Mails, was geht und nicht was nicht geht. Ihr Leser wird es Ihnen danken.