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Geschäftskorrespondenz-Tipp (8): Betonen, nicht belehren

Von Theresia Wermelskirchen / / Kommunikation / PR /

Auf manche Dinge wollen wir unsere Leser einfach noch einmal besonders aufmerksam machen. Er soll wissen, dass das Angebot nicht ewig gilt. Er soll sich im Klaren sein, dass er eine Frist einzuhalten hat. Und er soll sich bewusst machen: Ohne Bescheinigung geht gar nichts.

Niemand mag den erhobenen Zeigefinger

Aus der Sorge, der Leser und Kunde tut genau das Gegenteil, er übersieht also Fristen oder vergisst die Bescheinigung, heben wir in geschäftlicher Korrespondenz schnell den Zeigefinger:

"Bitte beachten Sie …" oder mit einem zusätzlichen Schuss Belehrung und ganz nach alter Schule "Wir weisen Sie vorsorglich darauf hin, dass …". Wenn wir erwachsene Menschen gängeln, belehren oder maßregeln wollen, dann tun sie schnell und meist eines: Sie wenden sich von uns ab. Machen zu. Sie fühlen sich schlecht behandelt und kooperieren - wenn überhaupt - nur widerwillig.

#Korrespondenztipp: Statt zu belehren - sagen Sie dem Kunden, was für ihn gut und wichtig ist.

Aus Leser-Perspektive formulieren

Am besten lassen Sie in Ihren Briefen und E-Mails belehrende oder hinweisende Vorreitersätze weg und verwenden dafür ein "Wichtig für Sie:". Dann sprechen wir nämlich aus der Perspektive des Lesers und nicht mehr aus unserer. Wir sagen, was für den Kunden gut und wichtig ist. Verknüpft mit einer positiven Aussage wie "Wichtig für Sie: Unser Angebot ist bis zum DATUM gültig. Schicken Sie also am besten das Formular gleich an uns." lässt sich jeder Leser gerne auf das ein, was wir so gerne unbedingt betonen und hervorheben wollen.

Gut zu wissen

Wichtig für Sie übrigens: Wenn Sie in einem Brief mehrere Inhalte hervorheben wollen, verwenden Sie beim zweiten Mal einfach "Gut zu wissen …". Das bringt ein bisschen Abwechslung in Ihr Schreiben. Gut zu wissen, oder? Ihr Leser wird es Ihnen auf jeden Fall danken.