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Geschäftskorrespondenz-Tipp (1): Besser überzeugen mit "Sie" statt "Wir"

Von Theresia Wermelskirchen / / PR / Kommunikation /
Skizze einer Person, die einer anderen etwas erklärt

Wie überzeugen Sie jemanden am besten? Indem Sie aus seiner Sicht reden, schreiben und argumentieren. In Ihren Geschäftsbriefen und geschäftlichen E-Mails gelingt Ihnen das mit einem ganz einfachen Trick. Machen Sie aus einem "Wir" so oft wie möglich und sinnvoll ein "Sie".

  • Aus "Wir schicken Ihnen die Unterlagen" wird "Sie erhalten die Unterlagen."
  • Und "Wir benötigen den Zählerstand bis Ende März." wandeln Sie einfach in eine direkt an den Leser gerichtete Bitte: "Bitte teilen Sie uns Ihren Zählerstand bis Ende März mit. Vielen Dank."

Der "für Sie"-Stil

Ein erster Schritt zum Sie-Stil ist das "für Sie". "Wir haben für Sie diese Informationen zusammengestellt." Oder: "Wir haben Ihnen weitere Informationen zugesandt." Doch wenn Sie das genau lesen, merken Sie, dass sich in diesen Sätzen die Perspektive noch nicht geändert hat. Die Richtung ist immer noch von von uns zum Leser. Die kommunikative Idee hinter dem Sie-Stil ist jedoch der echte Perspektivwechsel. Ändern Sie Ihre Art, die Dinge zu beschreiben. Ändern Sie tatsächlich den Blickwinkel.

Schreibtipp: Verwenden Sie anstatt "Wir" und "Unser" häufig "Sie" und "Ihr" in Ihrer Korrespondenz

Nichts erzwingen

Aber Vorsicht: Erzwingen Sie in Ihrer Korrespondenz nicht um jeden Preis ein "Sie". In "Sie werden angerufen." ist das "Sie" nur durch eine unschöne Passivkonstruktion möglich. Passivformulierungen machen Ihre Schreiben aber unpersönlich und hölzern. Unbedingt vorzuziehen sind aktive Formulierungen – auch wenn dann wir selber wieder der Akteur sind: "Wir rufen Sie gerne an."

Noch ein bisschen ärger liegt der Fall bei "Sie werden nach Ihrem alten Tarif abgerechnet.". Hier ist die Passivkonstruktion "werden abgerechnet" zusätzlich mit der Aussage verknüpft: "Wir rechnen den Kunden ab, nicht seinen Verbrauch." Formulieren Sie am besten einfach und korrekt: "Ihren Verbrauch bis Jahresende berechnen wir noch zu den Preisen Ihres alten Tarifs."

Merke

Die Faustregel also lautet: Verwenden Sie anstatt "Wir" und "Unser" so häufig wie möglich "Sie" und "Ihr" in Ihrer Korrespondenz, aber nicht um jeden Preis. Ihr Leser wird es Ihnen danken.