So optimieren Sie EVU-Geschäftsprozesse mit der 3V-Methode

Stadtwerke und EVU stehen vor großen neuen Herausforderungen. Sie müssen die Margenverluste kompensieren, neue Zielgruppen fokussieren, Prozesse optimieren, bereichsübergreifend zusammenarbeiten, insgesamt schlanker, profitabler, digitaler werden – kurz: sich (teilweise) neu erfinden.

Warum die 3V-Methode?

Ein hervorragendes Tool, um neue Herausforderungen erfolgreich anzupacken, ist die 3V-Methode: Verzicht, Verlagerung, Verbesserung. Sie kommt aus dem Lean Management, genauer aus der Prozessoptimierung, reduziert die Komplexität von Abläufen oder Strukturen und identifiziert Kostenpotenziale. Mittlerweile hat sich dieses Werkzeug auch für EVU-Strategien, etwa im Rahmen von Optimierungs- oder Transformationsprojekten, als sehr wirkungsvoll erwiesen.

Das wesentliche Ziel der 3V-Methode besteht darin, die Wertschöpfung im EVU zu steigern – „alles, wofür der Kunde bereit ist zu bezahlen“ und gleichzeitig die Verschwendung zu reduzieren – „alles, wofür der Kunde nicht bereit ist zu zahlen“. Dies erfolgt über einen dreistufigen Prozess:

1. Kann man auf Leistungen, Aktivitäten oder Produkte verzichten?
2. Können Dinge verlagert werden?
3. Was lässt sich verbessern?

Wie kann man die 3V-Methode anwenden?

Schon eine einzelne Person oder ein kleines Team kann die 3V-Methode zur Optimierung einer Aufgabenstellung anwenden. Die volle Wirkung entfaltet sie jedoch im Rahmen von abteilungsübergreifenden Workshop-Teams von 7 bis 10 Personen. Der Vorteil einer solchen crossfunktionalen Zusammensetzung: Die Teilnehmer bringen unterschiedliche Perspektiven in die Diskussion ein. Idealerweise wirken Vertreter relevanter Schnittstellenbereiche oder interne Kunden mit. Erfahrungsgemäß diskutieren sie sehr konstruktiv und offen.

Mit einem einfachen Werkzeug – der 3V-Methode – meistern #Stadtwerke und #EVU ihre komplexen Herausforderungen und optimieren die #Geschäftsprozesse. Das Ergebnis: akzeptierte und belastbare Ertrags- und Kostenpotenziale. #trurnitBlog @trurnitGruppe http://trurn.it/jd0M

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Wo kann man die 3V-Methode anwenden?

Das Methoden-Tool bietet sich bei der Optimierung und Transformation von EVU beziehungsweise einzelner Geschäftsfelder oder Funktionsbereiche an, etwa bei der Neuaufstellung des EVU-Vertriebs. Oder auch bei Zusammenschlüssen von mehreren Versorgern im Rahmen eines Integrations- und Transformationsprozesses. Sie kann aber auch nur punktuell zur Optimierung von bestimmten Aufgaben angewendet werden.

Bevor Sie loslegen …

Am besten funktioniert die 3V-Methode, wenn zuvor die wesentlichen strategischen Ziele für das jeweilige Geschäftsfeld oder den Funktionsbereich festgelegt worden waren. Zweitens sollten die relevanten Aufgaben und Leistungen für den jeweiligen Untersuchungsbereich systematisch erarbeitet worden sein, damit für alle Beteiligten eine gemeinsame und nachvollziehbare Ausgangsgrundlage da ist.

„V“ Nummer 1: Verzicht

Vor allem klar formulierte strategische Ziele für (Geschäfts-) Bereiche helfen dabei, das erste „V“ der Methode anzuwenden: Verzicht, und zwar in den Ausprägungen ganz oder teilweise:

• Zum Beispiel kann man ganz auf Leistungen verzichten, die nicht mehr gebraucht werden. Oder man kündigt Verträge, weil sie nicht mehr relevant sind.
• Eine andere Variante ist der Verzicht auf „Überperfektion“. Ist es wirklich notwendig, die 100-prozentige Erreichbarkeit für das Call-Center zu gewährleisten? Oder ist es akzeptabel, dass ein Anrufer etwas länger in der Warteschleife hängt? Kann man sich etwa bei Analysen oder Projekten gemäß dem Paretoprinzip auch mit einem 80-Prozent-Ergebnis zufriedengeben?
• Auch ein geringerer Leistungsumfang kann dazu beitragen, eine Aufgabe zu optimieren. Wer sich auf Kerninhalte der Aufgabe konzentriert („Was ist wirklich wichtig?“) oder beispielsweise bei Gesetzen nur Mindestanforderungen erfüllt (keine „Übererfüllung“), kann beim ersten „V“ wertschöpfende Leistungen optimieren, Kosten sparen oder neue Freiräume für (knappe) Ressourcen schaffen.

Kundenstimme zu Wirksamkeit und Relevanz der 3V-Methode

„Die systematische und einfache Methode von Stefan Schmidt mit Fokus auf Kunden und Kernaufgaben – das hat es allen Workshopteilnehmern leicht gemacht, sich einzubringen und die Ergebnisse mitzugestalten. Dieses Engagement war entscheidend dafür, dass alle Beteiligten die Ergebnisse auch wirklich akzeptieren und mittragen. Letztlich haben wir so und mithilfe der klugen Moderation unseres Beraters erreicht, dass ein hochmotiviertes Team die gemeinsam beschlossenen Veränderungen und Potenzialthemen konsequent und eigenverantwortlich angeht.“
(Arnd Mucke, Leiter Vertrieb & Marketing der Energieversorgung Oberhausen zu den Potenzial-Workshops in seinem Haus)

„V“ Nummer 2: Verlagerung

Das zweite V steht für Verlagerung. Welche Leistungen können von anderen Serviceeinheiten oder von externen Dienstleistern besser beziehungsweise günstiger erbracht werden?

• Macht es Sinn, gleiche oder ähnliche Aufgaben an einer Stelle zu bündeln, um Synergien zu schaffen oder in Kombination mit dem dritten „V“ ­­ – Verbesserung –Leistungen/Produkte zu standardisieren, sodass sie an einer Stelle erbracht werden können? Schnittstellen oder Wartezeiten lassen sich so verringern oder eliminieren.
• Die gleichen Fragen müssen Sie sich bei der möglichen Verlagerung innerhalb des Hauses stellen: Bringt es etwas, Leistungen über den eigentlichen Bereich hinweg zu zentralisieren oder zu dezentralisieren? Je nach strategischer Stoßrichtung kann das ein Out- oder In-Sourcen bedeuten.
• Die extremste Form der Verlagerung ist die Verlagerung an Dritte – meistens an spezialisierte Dienstleister, die bestimmte Aufgaben für EVU abbilden. Beispiele dafür sind die Marktkommunikation, die Rechnungsstellung an Kunden, externe Call-Center etc.

Bekannte Probleme beim Verlagern …

Wichtig beim „Verlagern“ ist, dass alle am Prozess Beteiligten in übergeordneten Zusammenhängen denken – OneEVU! Das klassische Silodenken, die für viele EVU typischen Bereichsegoismen, sind kontraproduktiv und führen dazu, dass die Gruppe kein oder nur ein geringes Verlagerungspotenzial identifizieren wird!

In der Praxis erweist sich das OneEVU-Denken aber als gar nicht so einfach:

• Beim Thema „Verlagerung“ spielen schließlich Menschen eine wichtige Rolle, sowohl beim Versetzen in andere Abteilungen als auch bei möglichen Entlassungen.
• Viele Entscheider setzen (viele) Mitarbeiter, die sie führen, noch immer Macht und Status gleich. Sie tun sich dann schwer, das zweite „V“ konsequent anzuwenden. Hier spielen die crossfunktionalen Teammitglieder eine wichtige Rolle, um dem Kernteam die Vorteile der möglichen Verlagerung von Arbeitskräften aufzuzeigen.
• Trotzdem kann die Entscheidung oft nicht im Workshop getroffen werden, entweder weil notwendige Informationen fehlen oder weil die Diskussion zu emotional gerät. Dann empfiehlt es sich das Für und Wider zu protokollieren und von einem objektiven Dritten im Nachgang prüfen zu lassen.

Bereichsegoismen und Silos sind bei #EVU leider immer noch häufig an der Tagesordnung. Mit der 3V-Methode gelingt es sehr gut diese aufzubrechen und sich optimal neu für die Herausforderungen des Marktes aufzustellen. #trurnitBlog @trurnitGruppe http://trurn.it/jd0M

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„V“ Nummer 3: Verbesserung

Das letzte V in der Methode steht für Verbesserung, die schwächste Ausprägung der 3V-Methode. Allerdings ist der dritte Schritt meistens derjenige, der die meisten Potenziale identifiziert und in Summe meistens auch die größte Wirkung entfaltet:

• Welche Kernaufgaben/-leistungen lassen sich standardisieren, zum Beispiel durch einheitliche Prozesse mit klaren Schnittstellen oder Standard-Formularen?
• Kann man Workflows der Kernaufgabe automatisieren? Die Digitalisierung bietet hier viele neuen Möglichkeiten.
• Sind verbindliche Regeln und Richtlinien für alle klar, aktuell und kommuniziert? Allein dies kann schon die Effizienz erhöhen und die Wertschöpfung steigern.
• Können mit Ausbildungs- und Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter Verbesserungen erzielt werden?

Auf die Reihenfolge kommt es an

Wichtig ist, dass die „V“s konsequent nacheinander abgearbeitet werden! Denn wenn eine Leistung nicht mehr gebraucht wird, erledigen sich automatisch die anschließenden zwei „V“s (Verlagerung & Verbesserung). Und im Fall einer Verlagerung muss man sich keine Gedanken mehr über mögliche Verbesserungen machen.

Stefan Schmidt

Stefan C. Schmidt, Exklusivpartner von Eckart & Partner, ist Experte für das Transformationsmanagement in Unternehmen mithilfe von systemischen Beratungsmethoden. Sein Credo: „Spitzenleistung entsteht durch das perfekte Zusammenspiel aus Strategie und operativer Exzellenz."