Hand aufs Herz: Wie oft haben Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz schon geschrieben hiermit teilen wir Ihnen mit, dass … oder Mit diesem Schreiben informieren wir Sie, dass … ?
Die Frage ist: Warum so umständlich? Mit diesen Formulierungen beschreiben Sie nur, was Sie gerade tun. Aber ist das wichtig? Eigentlich nein, denn der Leser muss nicht wissen, dass sie informieren, sondern worüber Sie informieren.
Im Vordergrund: die eigene Sichtweise
Die sogenannten Vorreiter entstehen aus einer bestimmten Sichtweise. Man stellt sich und seine Handlung in den Vordergrund. Besonders deutlich wird die Selbstbezogenheit in Vorreitersätzen wie Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass Sie den Vertrag nicht verlängern können. Wer hat hier Mitleid mit wem? Der Autor mit sich selbst. Denn wer will schon schlechte Nachrichten überbringen. Der Kunde, der bald keinen Vertrag mehr hat? Reine Nebensache.
Worauf der Fokus bei Vorreiterkonstruktionen liegt, spiegelt sich übrigens auch in der grammatikalischen Struktur dieser Sätze wider. Die „Ich/Wir-Aussage“ steht im Hauptsatz, die Information für den Kunden nachgeordnet, im Nebensatz:
…mit diesem Schreiben informieren wir Sie, dass Ihr Vertrag endet.
Geschäftskorrespondenz muss nicht umständlich sein. Floskeln wie „hiermit teilen wir Ihnen mit, dass …“ lassen sich ganz einfach vermeiden. Wie, das verrät unser Geschäftskorrespondenz-Tipp 17 im #trurnitBlog! @trurnitGruppe http://trurn.it/H9Gv
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Vorreiter einfach weglassen!
Tipp, Faustregel, Rat: Lassen Sie Vorreiter weg! Sie bringen eine falsche Gewichtung in Ihre Aussagen, sie haben keinen Informationswert für den Leser und machen Sätze unnötig lang und kompliziert.
Ihr Vertrag endet – und zwar zum 3.3.2020. Vielen Dank, dass Sie bei uns noch einmal nachgefragt haben.
Freilich, in manchen Fällen ist es wichtig, einen Vorgang zu beschreiben: Wir haben Ihre Unterlagen geprüft und festgestellt, dass Sie aktuell zwei Verträge bei uns haben. Machen Sie es sich und Ihrem Leser auch hier einfach, mit einem kleinen Trick: dem Doppelpunkt.
Danke für Ihre Unterlagen. Inzwischen haben wir alles geprüft: Aktuell haben Sie zwei Verträge bei uns.
So stehen zwei Hauptsätze nebeneinander, die beiden Aussagen das gleiche Gewicht geben. Hauptsätze sind leicht zu lesen und verleihen ganz nebenbei Ihrem Text einen klaren Rhythmus und Intensität.
Übrigens, wenn man mehrere Vorreiter hintereinanderschaltet, entstehen solche kuriosen Sätze: Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihnen ein Guthaben auszahlen“ Hier freut sich jemand darüber, dass er etwas mitteilen kann. Ach ja, und da war ja noch etwas – das Guthaben des Kunden ganz am Schluss im Nebensatz…
Kunden schätzen Klartext
Sprechen Sie so wenig wie möglich über sich selbst, schreiben Sie am besten in Hauptsätzen, und sagen Sie klipp und klar, was für den Kunden wichtig ist, und zwar von Anfang an. Ihre Leser werden es Ihnen danken.
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Spezialgebiet von Sabine Melchior: Mit Mails und Briefen etwas bewegen. Ob Absage oder Akquise, Preisanpassung oder Zählerwechsel – die gelernte Italianistin deckt die ganze Bandbreite an Stilen, Tonarten und Sprachmitteln ab, die Geschäftskorrespondenz wirkungsvoll machen.